中国一流百年大学的“数字新故事”

许多大学教师的负担很重：他们不仅要管理好学生，还要兼顾教学和科研。

在全国“双一流”重点高校中，我们看到了一个校园数字化的标杆————山西大学。通过数字化，他们实现了对全校4万多名师生的高效管理和服务。并且，帮助教师从琐碎的教务管理工作中减轻负担，将精力集中到更重要的教学和科研工作上。不仅如此，山西大学计算机与信息技术学院的学生们还主动在企业微信上开发了各种有益于校园生活的应用，使山西大学成为一所“不断进化”的数字化大学。

他们是怎么做到的？

1.每门课程都会自动分组，以帮助教师和学生紧密联系。

大学的课程选择非常丰富。每学期开设数千门必修和选修课，学生可以自由选择。

同一个班的学生来自不同的专业、年级、班级，每个班都有六七十人。为了沟通通知、收发作业、提问答疑，每门课程都需要一个“课程群”，一切都在群里及时沟通。以前很多学校都是建微信群，QQ群。这些群需要老师反复号召学生一个个扫码进群，把网名改成实名，核对人数参差不齐。但是，课程群太多了。即便如此，还是经常会有学生没有及时入群，错过重要的课程通知和作业。如何保证师生高效沟通，减轻教师在小组管理中的负担？山西大学将教务系统与企业微信通讯录连接。全校4000多门课程，可以自动创建“一班一群”。群主自动设置为每门课程的老师，所有学生自动加入群，老师不用手动拉人，核对人数。而且用企业微信拉群比微信和QQ群更好管理：一是身份明确，更安全，师生都是实名。如果学生有问题，可以很快找到相应的老师。老师也可以清楚的知道提问的学生来自哪个专业，哪个班，名字，方便管理和交流；不用担心校外的人进群，扰乱教学秩序甚至假装作弊。第二，通知管理比较到位，在群里发布课程通知和作业，让老师看到新闻看了没看。长时间不学习的同学可以再被老师提醒一次。这样老师就可以从聚群、发通知等琐事中抽身出来，把时间花在更重要的备课和师生沟通上。

通过企业微信“课程群”，山西大学实现了4000多门课程、4万多名师生的高效管理。

2、课程表自动添加到日历中，时间安排井井有条。

大学课程种类繁多，时间不固定，教室分散。为了记住每天上什么课，什么时间，什么地点，老师和学生在学期初都会登录排课选课系统，确认自己的课表。有人会复制课程表，有人会打印出来贴在墙上，还有人会下载专门的课程表App和日历App，然后“手动”添加每一课，方便随时查看。有更快的方法吗？山西大学将排课选课系统与企业微信“课表”对接。系统会自动将每个人的课程同步到企业微信课表，为师生管理好教学时间提供了便利。现在，老师和学生想看课程表，随时打开手机，通过企业微信课表，就可以查看一天中的什么时间，在哪个教室上什么课。每次上课前，还可以设置弹窗提醒，保证老师和学生准时上课。此外，老师和学生也可以安排自己的课外活动

高校科研离不开团队合作，成员多，持续时间长。大量的过程数据和阶段性的研究发现对最终结果非常重要，但往往很难沉淀。比如研究过程中发现的相关文献、期刊报告、实验记录、论文、反思等，一般都是研究者保存在电脑和个人网盘上。一份来自东方的文件和一份来自西方的报告没有保存在一起。万一科研人员中途离职，比如教授离职，研究生或博士生毕业，他们保存的研究资料可能就找不到了。后来的研究者只能去找已经毕业的学生，询问当时的资料。如果对方已经删除了，那就只能重新找资料，做实验，对同一个题目反复做轮子，导致研究缓慢，难以深入。如何解决研究数据沉淀难的问题？山西大学利用企业微信微盘的“共享空间”，为课题组创建了团队共享的“科研数据库”。在研究过程中，不同成员撰写的材料、记录和报告可以方便地保存在微盘上。这样整个团队的研究数据都保存在一起，并按照数据类型进行分类整理。

而且微盘的数据属于团队，不受成员变动的影响。后来的研究者可以借鉴前人的经验，继续深入研究。

而且企业微信微盘非常方便分享和查找信息。成员需要时，可以快速“搜索”相关信息，及时了解团队研究进展到了哪个阶段，有哪些理论依据和参考，做过哪些实验，在此过程中有哪些新的发现和体会.

可能有人会问，这些内部研究资料不怕被外人看到吗？

信息安全对于重视原创的学术界来说非常重要，泄露可能导致学术抄袭。企业微信微盘可以设置权限。未公开的内部资料和研究成果不能被课题组以外的人打开或阅读，所以研究资料更安全。

4、师生服务这样做，解放人力更有效率。

大学就像一个小社会，麻雀虽小五脏俱全。师生不仅要在图书馆、教室学习，还要在食堂、宿舍、体育馆满足生活和娱乐的需要。

每个大学都希望全方位服务好师生，提升师生的校园体验和满意度。比如师生使用学校图书馆、网络、宿舍等资源，在校办事，申请科研经费和奖学金，办理党员事务等更加方便。但过去师生之间的服务主要靠人力保障：学生遇到问题需要咨询，首先想到的是问辅导员和老师。比如如何申请奖学金，如何报名交换生.很多问题都差不多。忙的时候，很多心理咨询师整天回复消息，同一个问题被问几十遍，同一个答案回复几十遍。如果遇到一些问题，辅导员解决不了，只能把相关部门的电话给同学，他们会单独打电话询问。不仅学生难咨询，其实老师本身也有很多问题和需求，比如科研经费怎么报销，职称怎么评.老师要四处问人，给办公室打电话，甚至要亲自去，比较麻烦。山西大学想，能不能有一个统一的服务窗口？老师和学生不用到处问问题，就在这里问？

于是，他们在企业微信的“通讯录”上创建了“员工服务”账号。老师和学生有问题可以直接在线咨询。比如本科生想咨询如何申请奖学金，可以在“职员服务”里找到“本科生学生工作服务”的申请，学生处会有老师专门解答。

但是学校有4万多师生，咨询量这么大，服务的人力却有限。我们做什么呢于是，他们整理了很多常见的问题和答案。师生咨询时，让“机器人”先自动回复，基本可以解决80%重复的问题。如果解决不了，就转人工服务。最终，通过25个服务窗口，山西大学解答咨询量超过了原来的10倍。

通过数字化，山西大学大大提高了师生服务效率。也减轻了辅导员的负担，让他们有更多的时间关心学生的生活和发展。

5.如何维护与校友和退休老师的关系？

校友和退休教师，虽然已经离开学校，但仍然是学校大家庭的成员。如何做好对他们的服务和关爱？首先，学校希望与“校友”建立长期联系，希望毕业生经常回学校团聚，与学弟学妹交流工作和生活经验。一些成功的校友也会给学校带来捐款和其他资源。但以前学生毕业后，学校就和大部分人失去了联系。学校每次有新的发展，或者组织校友聚会，只能通过校友会的微信官方账号发通知，但不能保证通知到每个人；电话联系，经常发现大家都换了号码。

现在通过企业微信，山西大学所有学生毕业后都会自动加入山西大学校友会的组织。虽然校友会和山西大学是两个组织，但是通过企业微信的功能，可以打通两个组织，共享学校的应用和服务。校友可以继续使用学校的图书馆、电子邮箱、校友卡等资源，也可以及时收到学校的最新消息通知。

其次，对于退休教师，学校经常需要组织对他们进行慰问和走访，或者告知他们关于养老金等事宜的最新政策，这些都需要及时通知到人。

以前学校只能一个个给退休老师打电话，但是老师都不在学校，联系方式也经常变，很难保证通知到位。现在老师退休后还在山西大学的企业微信上，能及时收到学校的各种通知，比如学校组织的党员活动、慰问活动等。有问题也可以在线办事，快速咨询。正是因为对离校师生的关爱，山西大学形成了尊师重教、重视传承的校园文化，也收获了师生的口碑，不断吸引更多优秀人才的加入。

通过数字化，百年名校山西大学实现了转型创新。在教学和科研中，帮助教师减轻负担；在校园管理方面，我们服务的在校师生超过40000人，高效离校的师生更多。

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